1. Kdo vaše údaje zpracovává
Správcem osobních údajů je 4H production s.r.o., IČ 28471831, Libušská 53/145, 142 00 Praha 4, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, oddíl C, vložka 144054 (dále „pořadatel“ nebo „my“). Pořadatel organizuje turnajovou sérii The Banking Challenge a provozuje tento web a aplikaci.
Kontakt ve věcech osobních údajů: e-mail t.houdek@4hproduction.cz nebo poštou na adresu sídla. Pověřence pro ochranu osobních údajů pořadatel nejmenoval.
2. Jaké údaje zpracováváme a odkud je máme
2.1 Registrace na turnaj
- Na webu vyplníte kód z pozvánky, jméno, příjmení, e-mail, telefon, členské číslo, HCP a případně požadavek, s kým chcete hrát. Firmu neuvádíte, určí ji partnerský kód z pozvánky.
- V profilu hráče se k registraci použijí údaje z vašeho profilu. Pokud něco chybí (telefon, členské číslo, HCP), doplníte to při registraci.
- Pořadatel vás může přihlásit i sám, typicky na základě pozvánky, kterou jste přijali, nebo podkladů od partnera turnaje či zaměstnavatele, který vaši účast zajišťuje. Údaje pak zadá pořadatel a každý e-mail, který vám pošleme, obsahuje odkaz na tyto zásady.
- U každé registrace si uchováváme stav údajů v okamžiku registrace. Pozdější změna profilu ho nepřepíše.
- Když je registrace potvrzená přes partnerský kód, zapamatujeme si, ke kterému partnerovi patříte. Na další turnaje se pak můžete přihlásit z profilu bez kódu. Pořadatel vám také může ručně udělit status „Stálý host“.
- Registrace se potvrdí automaticky, pokud je kód z pozvánky platný. Pokud na stejném turnaji už je registrovaná osoba se stejným jménem, ale jiným e-mailem, registraci zkontroluje pořadatel ručně. Automatické potvrzení jen ověřuje platnost kódu; o ostatních případech rozhoduje člověk.
2.2 Požadavek na flight
Volitelný text „s kým chcete hrát“ slouží pořadateli jen jako podklad pro sestavení flightů. Může obsahovat jména jiných hráčů. Text čte a vyhodnocuje pořadatel.
2.3 GreenFee
- Veřejný formulář (bez účtu): firemní kód, jméno, příjmení, e-mail, telefon, hřiště, termín a čas, jména dalších hráčů a poznámka. Žádost se nepropojuje s profilem hráče.
- Z profilu hráče: jméno a e-mail z profilu, telefon, termín a čas, jména dalších hráčů a poznámka. Pokud zadáte firemní kód, zapamatujeme si, že ho máte.
- Pokud v žádosti uvedete jména dalších hráčů, dejte jim prosím vědět, že jste je uvedli a že podrobnosti najdou v těchto zásadách. Jiné údaje než jméno o nich nezpracováváme.
- Žádost není rezervace. Vyřizuje ji pořadatel ručně.
2.4 Den turnaje: check-in
- Každý hráč má trvalý QR kód. Ten obsahuje jen náhodný identifikátor, žádné jméno ani kontakt. QR se načítá kamerou zařízení obsluhy a obrázek z kamery se nikam neposílá.
- Zaznamenáme čas odbavení a kdo vás odbavil. Záznam o odbavení slouží i jako doklad účasti ve vaší historii turnajů.
2.5 Fotografie
- Na turnajích fotografuje fotograf pověřený pořadatelem. Fotky ukládáme v neveřejném úložišti.
- Hráči s potvrzenou registrací vidí v profilu fotky celého turnaje a po zveřejnění rozpisu i fotky svého flightu a mohou si stáhnout originály. Originál je soubor z fotoaparátu beze změny, a může proto obsahovat technické údaje (EXIF), např. čas pořízení, typ fotoaparátu, případně polohu, pokud ji fotoaparát zaznamenává. Náhledy a webové verze tyto údaje neobsahují.
- Na veřejném webu jsou jen fotky, které pořadatel vybere ke zveřejnění, a fotogalerie minulých ročníků (2016–2023, převzatá z původního webu).
- Fotograf při nahrávání vidí seznam flightů se jmény hráčů, aby mohl fotky přiřadit správnému flightu.
Fotky pořizujeme, zpřístupňujeme hráčům turnaje a vybrané zveřejňujeme na základě našeho oprávněného zájmu na dokumentaci a prezentaci turnaje. Pokud nechcete, aby konkrétní fotka s vámi byla zveřejněná nebo dostupná ostatním hráčům, napište nám (kap. 1) a fotku skryjeme. Totéž platí pro fotogalerii minulých ročníků.
2.6 Upozornění (push)
Pokud je výslovně zapnete, uložíme technickou adresu odběru vašeho zařízení, šifrovací klíče a krátký popis zařízení (např. „iPhone · aplikace“). Upozornění doručují služby výrobců prohlížečů a systémů (Apple, Google, Mozilla, Microsoft). Obsah zprávy putuje šifrovaně. Upozornění můžete kdykoli vypnout.
2.7 E-maily a zprávy v aplikaci
- Posíláme provozní e-maily: přijetí a potvrzení registrace s osobním přihlašovacím odkazem, informace o flightu a zprávy pořadatele k turnaji, na který jste registrovaní. Odesílá je služba Resend přes datové centrum v Irsku (EU).
- Zprávy pořadatele najdete také ve zvonečku v profilu.
- Evidujeme, komu a kdy jsme zprávu poslali a s jakým výsledkem.
- Marketingová sdělení neposíláme.
2.8 Přihlášení a bezpečnost
- Do profilu se přihlašujete osobním odkazem z e-mailu. Odkaz platí 7 dní, v organizačních e-mailech k turnaji 30 dní. Přihlášení pak vydrží 180 dní od poslední aktivity, nejdéle 365 dní. Z Profilu se můžete kdykoli odhlásit ze všech zařízení.
- Přihlašovací odkazy a přihlášení ukládáme jen jako otisk (hash), ne samotné tokeny.
- Nový přihlašovací odkaz si můžete sami poslat na e-mail použitý při registraci. Odpověď stránky neprozrazuje, zda k adrese existuje účet. Proti zahlcení schránky počítáme i žádosti na jednu e-mailovou adresu – ukládáme jen její kryptografický otisk s tajným klíčem a průběžně ho mažeme.
- Kvůli ochraně před zneužitím, např. hádáním kódů, počítáme pokusy z jedné síťové adresy. IP adresu přitom neukládáme čitelně, jen jako kryptografický otisk s tajným klíčem.
- Změny a rozhodnutí v systému zaznamenáváme do auditního záznamu (kdo, kdy, co).
- Provozovatel hostingu vede technické záznamy o přístupech. Uchovávají se jen krátce, podle jeho podmínek pro náš tarif.
3. Kdo vaše údaje uvidí
- Pořadatel: všechny údaje, a to jen pověření pracovníci s vlastním účtem.
- Obsluha check-inu (včetně pomocníků s jednorázovým přístupem na jeden turnaj): jméno, firma nebo partner, flight a stav odbavení.
- Spoluhráči ve vašem flightu (po zveřejnění rozpisu): jméno, firma a HCP, případně pracovní pozice, pokud ji máme. Nikdy e-mail, telefon ani členské číslo.
- Na místě turnaje: vytištěná startovní listina (recepce, nástěnka, startér) se jménem, firmou nebo partnerem, číslem flightu, časem a odpalištěm.
- Fotograf: seznam flightů se jmény.
- Veřejnost: jen fotky zveřejněné pořadatelem. Jména hráčů na veřejném webu nejsou.
- Partneři turnaje: v aplikaci k vašim údajům přístup nemají a seznamy účastníků jim nepředáváme.
4. Proč údaje zpracováváme a na jakém základě
| Účel | Údaje | Právní základ |
|---|---|---|
| Registrace, organizace turnaje, flighty, check-in, provozní komunikace | identifikační a kontaktní údaje, členské číslo, HCP, údaje o registraci a účasti | plnění smlouvy o účasti na turnaji a jednání o ní na vaši žádost (čl. 6 odst. 1 písm. b GDPR); pokud vás přihlásil pořadatel na podkladě partnera nebo zaměstnavatele, náš oprávněný zájem na organizaci turnaje (písm. f) |
| Zpřístupnění údajů spoluhráčům a startovní listina | jméno, firma, HCP, (pozice) | oprávněný zájem na hladkém průběhu turnaje (písm. f) |
| GreenFee | kontakt žadatele, jména hráčů, termín | jednání o smlouvě na vaši žádost (písm. b); u jmen dalších hráčů oprávněný zájem na vyřízení žádosti (písm. f) |
| Historie účasti v profilu | registrace a check-iny všech ročníků | oprávněný zájem na vedení historie série a na přihlášení na další turnaje z profilu (písm. f) |
| Fotografie | podoba, příslušnost k flightu | oprávněný zájem na dokumentaci a prezentaci turnaje (písm. f) – viz kap. 2.5 |
| Upozornění push | technické údaje zařízení | souhlas, který dáváte zapnutím upozornění a odvoláváte jejich vypnutím (písm. a) |
| Bezpečnost, prevence zneužití, audit | zakódované síťové adresy, záznamy o změnách | oprávněný zájem na bezpečnosti služby (písm. f) |
| Zálohy | kopie databáze a fotek | oprávněný zájem na obnově služby (písm. f) |
| Marketing | — | neprovádí se |
Proti zpracování na základě oprávněného zájmu můžete kdykoli vznést námitku (kap. 8).
5. Zpracovatelé a předání mimo EU
Při provozu využíváme tyto poskytovatele:
- Vercel (USA) – hosting webu a aplikace. Serverové výpočty běží ve Frankfurtu (EU).
- Neon – databáze. Data jsou uložena v EU (Frankfurt).
- Cloudflare – úložiště fotek a šifrovaných záloh R2 v jurisdikci EU a plánovač záloh (Workers).
- GitHub – automatizace záloh. Záloha se při tom zpracovává na serverech GitHubu a ukládá se jen zašifrovaná. Healthchecks.io – kontrola běhu záloh, bez osobních údajů.
- Resend (USA) – odesílání e-mailů přes datové centrum v Irsku (EU).
- Služby push (Apple, Google, Mozilla, Microsoft) – jen pokud upozornění zapnete.
Někteří poskytovatelé jsou společnosti se sídlem v USA. Předání údajů do USA se opírá o rozhodnutí Evropské komise o odpovídající ochraně (EU-US Data Privacy Framework) u poskytovatelů, kteří jsou podle něj certifikovaní, nebo o standardní smluvní doložky schválené Evropskou komisí. Na požádání vám sdělíme, o který mechanismus jde u konkrétního poskytovatele.
Analytické nástroje ani reklamní sledování nepoužíváme.
6. Jak dlouho údaje uchováváme
| Kategorie | Doba uchování |
|---|---|
| Profil hráče a historie účasti | po dobu, kdy se turnajů série účastníte; 3 roky od vaší poslední registrace nebo účasti údaje vymažeme nebo anonymizujeme |
| Požadavek na flight | do konce sezóny, ve které turnaj proběhl |
| GreenFee žádosti | 12 měsíců od termínu hry |
| Evidence e-mailů a zpráv | 2 roky |
| Auditní záznamy | 3 roky |
| Neplatné přihlašovací odkazy a přihlášení, vypnuté odběry upozornění | do konce sezóny |
| Fotografie | neveřejné 3 roky od turnaje; zveřejněné do jejich stažení z webu nebo do vaší námitky |
| Ochrana před zneužitím (otisky síťových adres a e-mailů) | přibližně 2 dny, maže se automaticky |
| Zálohy | denní zálohy databáze 31 dní, týdenní a zálohy před změnou databáze 366 dní; kopie fotek 28 dní od smazání originálu |
| Technické záznamy hostingu | krátkodobě, podle podmínek poskytovatele hostingu |
Údaje, jejichž lhůta uplynula, vymaže nebo anonymizuje pořadatel nejpozději při kontrole po skončení každé sezóny. Po smazání v provozní databázi mohou údaje ještě zůstat v zálohách, než zálohy podle lhůt výše zaniknou.
8. Vaše práva
Máte právo:
- na přístup ke svým údajům a jejich kopii,
- na opravu nepřesných údajů (údaje v profilu mění na vaši žádost pořadatel),
- na výmaz, pokud jsou pro to splněny podmínky,
- na omezení zpracování,
- na přenositelnost údajů, které jste nám poskytli, pokud se zpracovávají na základě smlouvy nebo souhlasu,
- vznést námitku proti zpracování na základě oprávněného zájmu, včetně zveřejnění fotografií,
- odvolat souhlas, pokud je pro něco základem, a to bez vlivu na předchozí zpracování (upozornění push vypnete sami v aplikaci).
Jak práva uplatnit: napište nám na e-mail uvedený v kap. 1, nejlépe z adresy, kterou jste použili při registraci – podle ní ověříme, že žádost podáváte vy. Pokud to nepůjde, můžeme vás požádat o jiné přiměřené ověření. Žádost vyřídíme bez zbytečného odkladu, nejpozději do 1 měsíce; ve složitých případech můžeme lhůtu prodloužit o další 2 měsíce, o čemž vás včas informujeme. Ze všech zařízení se můžete kdykoli odhlásit sami v Profilu.
Stížnost: můžete podat stížnost u dozorového úřadu: Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, www.uoou.gov.cz.
9. Zabezpečení
- Přihlašovací tokeny ukládáme jen jako otisk (hash).
- Hesla pořadatelů ukládáme jen jako hash (scrypt).
- Fotky jsou v neveřejném úložišti a zobrazují se přes krátkodobé podepsané odkazy.
- Zálohy jsou šifrované.
- Přístup do administrace mají jen pověření pracovníci. Obsluha check-inu a fotograf mají přístup jen k jednomu turnaji, na omezenou dobu a v rozsahu nutném pro svůj úkol.
10. Změny těchto zásad
Zásady můžeme aktualizovat. Platná verze je vždy na této stránce s identifikátorem verze a datem účinnosti. U registrací a žádostí odeslaných přes formulář evidujeme, kterou verzi zásad formulář zobrazil, a čas odeslání. O podstatných změnách vás informujeme na této stránce a hráče registrované na nadcházející turnaj také e-mailem.